Pintu merupakan fitur penting di semua fasilitas, tetapi kita jarang memikirkan apa fungsinya, apa yang dirasakan orang saat memasukinya, dan seberapa besar pengaruhnya terhadap bisnis. Pengalaman di pintu depan dapat menentukan suasana keseluruhan pertemuan. Memiliki hak akses sejak hari pertama dapat membuat karyawan baru merasa tidak terlalu stres. Memunginkan mitra baru untuk membuka pintu dengan kode QR akan meyakinkan dan membuat mereka bersemangat tentang perusahaan yang berpikiran maju.
Bisnis keanggotaan, termasuk coworking space, dan pusat kebugaran bahkan lebih terdampak oleh pengalaman masuk dan sistem kontrol akses. Untuk memonetisasi ruang, mereka perlu menguncinya dan memastikan hanya anggota member saja yang mendapatkan akses ke semua fasilitas.
Artikel berikut akan membantu Anda menghitung penghematan biaya operasional dengan memanfaatkan otomatisasi kontrol akses.
Sekilas Tentang Sistem Kontrol Akses
Kontrol akses atau access control merupakan proses keamanan yang menentukan siapa yang dapat membuka pintu atau ke area tertentu dengan memverifikasi identitas. Proses ini memastikan bahwa hanya orang yang tepat dan dipercaya diizinkan untuk masuk, serta mencegah orang lain masuk, sehingga tempat Anda tetap aman.
Sistem access control otomatis modern memiliki fungsi yang jauh lebih banyak daripada sekadar fungsi pintu masuk dasar. Di sisi lain saat ini juga terdapat sistem akses mekanis dan elektronik.
Sistem mekanis atau manual merupakan bentuk kontrol akses paling sederhana. Sistem penguncian mekanis yang mendasar membatasi orang yang tidak memiliki kunci untuk masuk, sehingga cukup mudah dan aman bagi kita untuk tetap memilikinya di rumah. Jika keamanan Anda terutama difokuskan pada perlindungan dan menyediakan penghalang fisik bagi penyusup, solusi penguncian mekanis mungkin masuk akal.
Sementara akses kontrol elektronik adalah jaringan digital yang mengontrol akses untuk masuk atau keluar dari ruang yang aman. Komponen yang disertakan di dalamnya, seperti kredensial tanpa kunci, pembaca kredensial, dan pengontrol elektronik. Hal itu memperluas fungsionalitasnya dari perlindungan hingga mengotomatiskan operasi dan mendukung monetisasi.
Semakin banyaknya bisnis coworking space dan bisnis keanggotaan lainnya dengan pergantian karyawan yang tinggi, skema keanggotaan yang bervariasi, dan kemungkinan akses 24/7 beralih ke kontrol akses otomatis dapat mengurangi biaya operasional.
Baca juga: Optimalkan Keamanan Pelayanan Kesehatan dengan Access Control
Tantangan Kontrol Akses Manual
Menemukan kunci di dalam tas dan membuka kunci pintu adalah salah satu proses yang paling mudah dan biasa dilakukan setiap hari. Namun, hal itu bisa membuat stres. Coba pikirkan semua saat Anda merasa kehilangan kunci atau saat Anda harus kembali dan memeriksa apakah pintu benar-benar terkunci.
Dampak pada bisnis karena penggunaan sistem akses manual jauh lebih serius daripada mengganti kunci saat Anda kehilangan kunci atau menaiki beberapa anak tangga untuk memastikan Anda telah menguncinya.
Sistem manual menghambat efisiensi profesional, keamanan, skalabilitas, yang pada akhirnya mempengaruhi pendapatan. Selain itu, ada beberapa tantangan lainnya jika Anda masih menggunakan access control manual.
1. Banyak Menghabiskan Waktu dan Sumber Daya
Jika tidak memiliki sistem kontrol akses modern, staff Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk menerbitkan kunci fisik serta memelihara dan memperbarui daftar akses. Semakin banyak karyawan, pengunjung, atau anggota yang dikelola, semakin banyak waktu dan sumber daya yang akan dihabiskan.
Beban administratif tambahan dapat mengalihkan personel dari kegiatan yang lebih bernilai tambah, seperti pembangunan komunitas dan dukungan anggota.
2. Risiko Keamanan
Sistem manual rentan terhadap kesalahan manusia. Bayangkan saja berapa banyak kunci yang Anda miliki untuk tempat-tempat yang jarang Anda kunjungi yang mungkin masih bisa dibuka. Anda bahkan mungkin memiliki beberapa kredensial aktif untuk tempat kerja lama.
Gagal mencabut akses dapat menyebabkan pelanggaran keamanan dan akses tidak sah, yang menimbulkan risiko bagi orang, peralatan mahal, dan informasi sensitif.
Apabila beberapa perusahaan dan individu beroperasi dalam jarak yang berdekatan, setiap kelalaian dalam kontrol akses dapat membahayakan keselamatan dan privasi semua anggota. Memastikan bahwa hanya anggota yang berwenang yang memiliki akses ke area atau sumber daya tertentu sangatlah penting, namun sulit untuk dipertahankan secara konsisten melalui proses manual.
3. Ketidakefisienan Operasional dan Biaya yang Lebih Tinggi
Keharusan mengelola akses secara manual mengharuskan staf untuk selalu siap sedia sepanjang waktu, yang dapat menyebabkan peningkatan biaya tenaga kerja. Di sisi lain, sifat tugas-tugas yang berulang ini dapat mengalihkan sumber daya ke fungsi bisnis penting lainnya.
Kebutuhan akan pengawasan yang konstan, terutama di coworking space dan ruang lain yang tidak beroperasi dari jam 9 hingga 5, dapat menyebabkan biaya kepegawaian yang lebih tinggi dengan memperkenalkan shift dan jam kerja tambahan.
4. Menjaga Keamanan Fasilitas
Seiring berkembangnya bisnis, pengelolaan kontrol akses menjadi lebih rumit. Semakin banyak karyawan, lokasi, dan berbagai tingkat hak akses membuat sulit untuk mempertahankan operasi yang efektif sekaligus menjaga keamanan fasilitas.
Kebutuhan akan kontrol akses otomatis bahkan lebih nyata dalam bisnis keanggotaan yang dapat memperoleh keuntungan dari berbagai jenis akses. Coworking space multilokasi adalah contoh yang bagus. Seiring dengan berkembangnya basis anggota dan penambahan lokasi baru, melacak siapa yang boleh mengakses lokasi mana, kapan, dan berapa lama menjadi semakin sulit.
Hal ini dapat mengakibatkan kemacetan dan kelebihan beban administratif, yang berpotensi menyebabkan keterlambatan dalam pemberian akses atau pelanggaran keamanan.
5. Kurangnya Data dan Pemantauan
Kurangnya data dan pemantauan waktu nyata dalam kontrol akses manual membuat bisnis sulit merespons insiden keamanan dengan cepat atau melacak pola akses secara efektif.
Data akses yang andal dapat menghasilkan ROI yang tinggi di tempat kerja hybrid dan coworking space, dimana akses anggota bervariasi setiap hari. Data hunian dan analisis tempat kerja sangat penting dalam mengoptimalkan pemanfaatan ruang.
Manfaat Mengotomatisasi Kontrol Akses
Mulai dari mengotomatisasi berbagai proses rutin seperti mengeluarkan kunci atau kartu hingga memungkinkan aliran pendapatan baru dan meningkatkan keamanan, sistem kontrol akses modern menjadi kebutuhan bukan sekadar pilihan.
Mari kita lihat keuntungan terbesar dari mengotomatisasi kontrol akses berikut ini.
1. Operasi yang Efisien
Sistem kontrol akses otomatis memastikan proses yang efisien bagi admin dan pengguna. Admin dapat memberikan dan mencabut hak akses dari jarak jauh dan mengatur jadwal akses otomatis yang disesuaikan dengan kelompok pengguna atau pintu yang berbeda.
Beberapa sistem akses, seperti Uface, bahkan memperhitungkan hari libur, sehingga Anda dapat yakin bahwa akses Anda benar-benar berjalan otomatis. Platform akses modern juga memungkinkan admin untuk memantau dan menerima pemberitahuan tentang aktivitas akses yang relevan untuk memastikan kelancaran operasi.
Di sisi lain, pengguna hanya dapat membuka kunci pintu yang mereka perlukan selama periode waktu yang telah ditetapkan. Mereka tidak perlu khawatir lupa mengunci pintu atau lupa membawa kartu identitas mereka di rumah.
Ruang dengan arus lalu lintas yang padat, seperti pusat kebugaran, coworking space, dan ruang serbaguna, dapat memperoleh manfaat dari peringatan hunian secara langsung bagi anggota dan tamu. Pengguna akan senang karena dapat terhindar dari jam-jam sibuk, sementara admin dapat menyusun strategi untuk mempromosikan jam-jam yang lebih sepi.
2. Peningkatan Keamanan
Dengan mengotomatiskan access control, Anda akan menghilangkan salah satu ancaman keamanan yang paling umum. Misalnya, seperti lupa kunci atau kartu yang hilang atau dicuri.
Anda tidak perlu lagi mengejar karyawan atau anggota untuk mendapatkan kembali kunci atau menuliskan pengingat terus-menerus untuk melakukannya.
Sementara untuk lapisan keamanan tambahan, Anda dapat menambahkan sensor ke sistem akses dan mendapatkan pemberitahuan tentang penyusup yang mencoba menerobos ruang aman Anda. Sistem akses otomatis seperti Uface, juga dapat memberitahu Anda secara real-time ketika ada akses tidak sah yang mungkin terjadi, seperti pintu ditahan, disangga, atau dibuka paksa.
Anda dapat mengunci pintu dari jarak jauh atau memulai penguncian pada semua pintu yang diamankan dengan beberapa klik. Selain itu, Anda dapat meninjau kejadian akses secara digital untuk mengaudit dan mengurangi potensi pelanggaran.
3. Pengurangan Biaya
Sistem akses otomatis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memberikan akses secara manual. Tak hanya itu, termasuk membuat daftar, menerbitkan dan mencabut izin, membuka kunci pintu untuk pengunjung, dan memastikan staf pengiriman atau kebersihan diizinkan masuk di luar jam kerja.
Sistem tersebut juga mengurangi kebutuhan akan tindakan keamanan fisik tambahan, seperti petugas keamanan atau kamera.
Sistem akses otomatis juga memungkinkan aliran pendapatan tambahan, yang dapat meningkatkan ROI. Misalnya, jika Anda mengelola coworking space, Anda dapat menawarkan jam kerja tambahan atau bahkan akses 24/7 tanpa mempekerjakan staf tambahan.
Jika Anda kesulitan untuk mengembalikan orang ke kantor, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah tempat kerja Anda menjadi tempat kerja bersama.
Baca juga: Pengertian Elevator Access Control dan Cara Kerjanya
Hitung Penghematan Operasional dengan Kontrol Akses
Mari kita lihat rata-rata jam dalam setahun yang dihabiskan oleh perusahaan dengan 100 karyawan untuk melakukan tugas-tugas yang dapat diotomatisasi dengan kontrol akses.
- Penyediaan access door: Menghemat 17,5 jam (30 menit per karyawan, dengan asumsi pertumbuhan 20% per tahun).
- Deprovisioning access door: Menghemat 5 jam (20 menit per karyawan, dengan asumsi tingkat fluktuasi 15%).
- Pelacakan akses: Menghemat 10 jam (dengan asumsi kami perlu melacak akses 20 kali per tahun dengan rata-rata 30 menit per analisis).
- Visitor management: Menghemat 750 jam per tahun (dengan asumsi perusahaan memiliki 10 pengunjung harian dan membutuhkan waktu 15 menit bagi seseorang untuk mengatur akses, mencatatnya, dan lain-lain).
Itu berarti lebih dari 782 jam per tahun dari biaya operasional yang dihemat, yang berarti lebih dari 97 hari kerja atau gaji hampir 5 bulan.
Anggaplah gaji resepsionis rata-rata Rp48.000.000 setahun, itu berarti Anda akan menghemat sekitar Rp20.000.000 untuk perusahaan dengan jumlah 100 karyawan rata-rata. Jika perusahaan Anda memiliki 1000 karyawan, maka penghematannya bisa sepuluh kali lipat. Mengingat tim IT adalah orang yang biasanya mengurus penyediaan dan penghentian akses, penghematannya akan jauh lebih besar terlepas dari skala perusahaan.
Oleh karena itu, untuk mengurangi biaya operasional, Anda perlu memastikan sistem otomatis yang Anda pilih memiliki fitur-fitur berikut ini:
- Dasbor yang mudah digunakan dan manajemen terpusat
- Akses dan manajemen seluler
- Integrasi
- Future-proof and dapat diskalakan
- Pelaporan dan analitik
Tingkatkan Keamanan dan Kurangi Biaya Operasional dengan Uface
Selain meningkatkan keamanan, sistem kontrol akses otomatis sangat penting dalam merampingkan operasi sehingga Anda dapat mengurangi biaya operasional. Hal yang cenderung diabaikan oleh sebagian besar bisnis adalah bahwa kontrol akses dapat membuka aliran pendapatan tambahan.
Sementara untuk kantor biasa, hal ini dapat berarti peningkatan pemanfaatan ruang. Lalu bisnis berbasis keanggotaan seperti coworking space dapat dengan mudah memperpanjang jam kerja, menawarkan layanan tambahan, dan memperkenalkan ruang baru yang dimonetisasi.
Tidak yakin bagaimana sistem access control otomatis dapat membantu Anda mengurangi biaya operasional? Anda bisa melihat produk katalog access control dari Camarjaya untuk solusi sistem keamanan kantor Anda.Atau hubungi pakar keamanan Camarjaya untuk mendapatkan demo yang disesuaikan dan solusi yang sesuai untuk bisnis Anda.