Saat ini, access control bukanlah satu-satunya teknologi yang berkembang di perusahaan. Salah satu teknologi masa kini lainnya yang banyak dimanfaatkan oleh perusahaan, khususnya para HR adalah software absensi cloud. Bisa dikatakan melacak waktu dan kehadiran karyawan dapat membantu mengoptimalkan alur kerja dan mengembangkan bisnis Anda dengan cepat.
Selain itu, sistem absensi dan kehadiran berbasis cloud juga semakin banyak diminati terutama bagi perusahaan yang menerapkan bekerja dari jarak jauh untuk beberapa karyawannya. Software ini juga menawarkan fitur manajemen kehadiran yang canggih, mudah diatur dan perawatannya, sehingga sangat cocok untuk semua jenis bisnis.
Bagi Anda yang masih ragu menggunakan sistem absensi ini, kita akan membantu Anda untuk memberikan pencerahan tentang sistem absensi dan kehadiran berbasis cloud.
Apa Itu Software Absensi Cloud?
Software absensi berbasis cloud adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan secara online melalui perangkat digital (handphone atau komputer). Sistem pencatatan tersebut memanfaatkan aplikasi atau platform yang telah dihubungkan dengan database yang ada di cloud. Sederhananya, aplikasi absensi karyawan tersebut menggunakan sebuah sistem yang disebut dengan sistem cloud.
Sementara sistem cloud atau cloud computing adalah sistem yang memiliki fungsi untuk menjalankan aplikasi atau program melalui komputer. Sistem tersebut merupakan bentuk gabungan dari pemanfaatan dan pengembangan teknologi komputer yang berbasis internet.
Cloud computing merupakan sistem yang sangat sesuai dijalankan untuk kebutuhan perusahaan karena memudahkan dalam menyimpan dan mengolah data karyawan, seperti cloud time attendance. Nantinya, data tersebut bisa diakses secara real-time oleh para karyawan dengan jaringan internet.
Perangkat lunak pelacakan waktu ini memungkinkan bisnis untuk melacak kehadiran dan jam kerja karyawan dari jarak jauh. Biasanya, karyawan melakukan absen masuk dan keluar menggunakan metode autentikasi seperti kata sandi atau biometrik, dan perangkat lunak mulai mencatat waktu.
Pelacakan waktu yang akurat ini membantu Anda memperoleh wawasan tentang:
- Bagaimana karyawan Anda menghabiskan waktu kerja mereka.
- Apakah Anda perlu mengatasi masalah alur kerja apa pun yang dapat meningkatkan produktivitas.
- Berapa banyak yang harus dibayar untuk pekerja lepas dan karyawan per jam berdasarkan input kerja mereka.
Semua data ini biasanya secara otomatis sudah sinkron dengan payroll atau penggajian dan SDM, sehingga memungkinkan Anda untuk memproses pembayaran, menyetujui cuti, dan melacak perubahan jadwal karyawan. Tak hanya itu, software kehadiran ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan aturan dan kebijakan bagi karyawan mereka, seperti penjadwalan shift dan batasan lembur. Hal ini juga membantu karyawan untuk memastikan mereka mematuhi kebijakan dan peraturan perusahaan.
Baca juga: Apa Kelebihan Menggunakan Access Control Berbasis Cloud?
Kelebihan Software Absensi Cloud
Teknologi perangkat lunak kehadiran berbasis cloud memberikan banyak keuntungan, baik bagi perusahaan maupun karyawan dalam membantu meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah beberapa keunggulan sistem access control berbasis cloud pada aplikasi absensi karyawan.
1. Akses Data yang Mudah
Software kehadiran berbasis cloud dapat diakses dengan mudah di manapun dan kapanpun asalkan terhubung dengan jaringan internet. Dengan memasang aplikasi absensi karyawan ini di perangkat digital, maka cloud time attendance bisa dilakukan secara akurat dan praktis.
Perangkat lunak ini akan menyajikan data secara real-time atau setiap saat. Bagi para HR, hal ini tentu sangat membantu apabila sedang memerlukan data sewaktu-waktu sehingga tidak perlu menunggu rekapitulasi data dalam periode tertentu. Dengan begitu, para HR dalam mengelola waktu kehadiran karyawan dalam waktu singkat.
2. Peningkatan Sistem Keamanan Data
Karena solusi access control dan absensi berbasis cloud menyimpan data di server jarak jauh, perusahaan mungkin khawatir tentang keamanan dan privasi data mereka. Namun, cloud menawarkan fitur keamanan seperti enkripsi, autentikasi, pemulihan bencana dan pencadangan, pembaruan reguler, dan patch.
Fitur-fitur keamanan tersebut akan melindungi data karyawan yang sensitif, memastikan kerahasiaan, integritas, dan perlindungan terhadap akses tidak sah atau pelanggaran keamanan. Meskipun tidak ada solusi keamanan yang sepenuhnya aman, solusi berbasis cloud terus berkembang dan meningkatkan langkah-langkah keamanannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis modern. Organisasi yang memilih solusi berbasis cloud dapat yakin bahwa data mereka aman dan terlindungi.
3. Produktivitas dan Efisiensi Karyawan Meningkat
Memeriksa lembar absensi setiap karyawan, mengesahkan lembur dan cuti, membuat jadwal, hingga menyetujui penggajian dapat memakan waktu berjam-jam. Jika semua informasi ini tersebar di seluruh departemen, hal itu dapat semakin menunda pengambilan keputusan.
Dengan adanya sistem perangkat lunak berbasis cloud, semua data tersebut dapat dikumpulkan secara otomatis dalam satu basis data. Ha ini, membantu HR memperoleh data yang diperlukan dalam waktu singkat dan menyederhanakan proses payroll. Hasilnya akan membantu meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kepuasan karyawan.
4. Pemantauan Secara Real-Time
Solusi absensi berbasis cloud seringkali menyediakan alat yang memungkinkan bisnis memantau aplikasi, server, dan jaringan mereka secara real-time. Alat ini dapat memberitahu jika ada masalah yang muncul, sehingga bisnis dapat merespons dengan cepat dan meminimalkan gangguan lainnya.
Pelaporan real-time ini membantu HR mengidentifikasi lebih cepat akar penyebab masalah dan mengambil tindakan korektif. Dari segi perspektif bisnis multi-lokasi, fitur ini membantu tetap sinkron setiap saat dan memantau sistem secara terpusat dari satu lokasi.
5. Kemampuan Integrasi yang Mudah
Beberapa sistem kehadiran berbasis cloud memiliki fitur kemampuan terintegrasi dengan perangkat lain lebih mudah, seperti software payroll dan manajemen SDM. Hal ini memberikan Anda opsi penyesuaian untuk otoritas yang lebih tinggi serta membantu dalam menyederhanakan proses bisnis, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Kemudahan integrasi ini dikarenakan sistemnya dibangun menggunakan API (Antarmuka Pemrograman Aplikasi), yang dapat meningkatkan konsistensi dalam catatan karyawan dan meminimalkan risiko ketidaksesuaiaan.
6. Hemat Biaya
Penggunaan software absensi berbasis cloud dapat menekan biaya operasional perusahaan karena tidak perlu membeli hardware. Sistem cloud hanya memerlukan jaringan internet yang stabil untuk penggunaannya. Bahkan, perusahaan juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pemasangan, maintenance, dan pengelolaan sehingga pengeluaran perusahaan lebih terkontrol. Sebab, pihak penyedia layanan yang akan bertanggung jawab untuk memelihara infrastruktur, sehingga perusahaan dapat berfokus pada operasi inti mereka.
Kekurangan Software Absensi Cloud
Selain beberapa kelebihan di atas, software kehadiran karyawan berbasis cloud juga memiliki beberapa kekurangan. Adapun beberapa kekurangan aplikasi absensi karyawan ini adalah sebagai berikut.
1. Risiko Error Pada Sistem
Risiko terjadinya error pada sistem cloud dapat mengakibatkan kegagalan rekaman pada catatan kehadiran karyawan. Hal ini tentu akan merugikan bagi para karyawan jika catatan kehadirannya tidak terekam karena bisa berpengaruh pada upah yang akan diterima nantinya.
Selain karyawan, para HR juga tidak bisa mendapatkan data karyawan secara real-time jika sistemnya kehadirannya mengalami error. Oleh karena itu, perusahaan harus mencari alternatif solusi yang tepat bagi permasalahan ini agar error pada sistem cloud bisa diperbaiki.
2. Harus terhubung Koneksi Internet
Software absensi karyawan cloud sangat bergantung ada jaringan internet. Oleh karena itu, koneksi internet harus selalu stabil agar dapat mengakses software absensi cloud dengan lancar. Apabila koneksi internet yang dimiliki buruk, maka kehadiran tidak akan tercatat oleh aplikasi.
Namun, beberapa aplikasi saat ini sudah menghadirkan solusi untuk permasalahan ini dengan fitur sistem offline attendance. Fitur ini akan menyimpan data kehadiran karyawan terlebih dahulu saat perangkat yang digunakan tidak terhubung ke internet. Baru setelah online kembali, data tersebut akan secara otomatis terkirim ke sistem.
3. Bergantung Pada Perangkat Digital Masing-Masing
Selain harus selalu terhubung dengan koneksi internet yang stabil, perangkat digital yang digunakan pun harus compatible dengan aplikasi absensi karyawan ini. Jka perangkat digital yang dimiliki tidak mendukung software kehadiran berbasis cloud, maka Anda tidak bisa melakukan pencatatan kehadiran ataupun mengakses data absensi di sistem cloud.
Baca juga: Mengenal Mesin Fingerprint dan Jenis-Jenisnya Untuk Absensi Karyawan
Fitur-Fitur dalam Software Absensi Cloud
Secara umum, fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi absensi karyawan adalah sebagai berikut.
- Time off, memudahkan karyawan melakukan pengajuan permohonan cuti. Perusahaan juga bisa mencatat data cuti, mengontrol approval, dan menghitung produktivitas karyawan.
- Clock-in dan clock out, mencatat kehadiran karyawan dengan mudah dan perusahaan juga bisa memperoleh data terkait jam kerja karyawan secara rinci.
- Payroll, memudahkan perusahaan menghitung upah karyawan yang didasarkan pada jumlah kehadiran sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan gaji.
- Reporting, membantu perusahaan dalam mendapatkan laporan data kehadiran yang lengkap, baik jam kerja maupun kehadiran karyawan.
Menggunakan sistem absensi dan kehadiran berbasis cloud merupakan pilihan yang tepat bagi semua karyawan, terlepas dari lokasi geografis mereka. Hal ini dapat membantu perusahaan melacak jam kerja karyawan, apa yang mereka lakukan selama jam kerja, mengoptimalkan produktivitas karyawan Anda, serta menghemat waktu dan biaya.
Demi meningkatkan kemudahan dalam mengelola data kehadiran karyawan di perusahaan Anda, sangat disarankan untuk memasang aplikasi absensi karyawan berbasis cloud. Jika Anda mulai mempertimbangkan untuk memasang sistem access control absensi untuk perusahaan Anda, bisa konsultasikan bersama tim ahli Camarjaya secara gratis.
Kami PT Camar Indah Jaya Perkasa menyediakan layanan manajemen dan teknisi yang akan membantu Anda dalam memasang software absensi cloud dengan mudah. Jadi tunggu apalagi? Keamanan Anda Prioritas Kami! Segera hubungi tim kami sekarang disini.
Baca Juga: Apa itu Card Reader? Ini Cara Kerja, dan Jenis-Jenisnya