Diantara banyak karyawan di kantor Anda, pasti ada salah yang ingin datang terlambat ke kantor suatu hari tanpa sepengetahuan atasan. Untuk mengakali sistem absensi perusahaan, mereka memberikan lencana atau kartu akses identitas karyawan kepada rekan kerjanya, sehingga mereka dapat memindainya saat tiba di kantor.
Praktik kecurangan semacam itu disebut dengan buddy punching. Sekilas tampaknya tindakan ini tidak berbahaya, tetapi dampak yang ditimbulkan bisa cukup merugikan. Mulai dari masalah operasional, hingga keuangan yang serius bagi bisnis jika tidak dihentikan.
Namun, untuk menghilangkan budaya negatif tersebut terbilang sulit, terutama di perusahaan besar yang mungkin tidak langsung menyadari jika karyawannya melakukan absensi tetapi sebenarnya tidak berada di tempat. Artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu buddy punching yang harus Anda ketahui dan mempelajari langkah-langkah praktisnya berikut ini.
Baca juga: Tips Menerapkan Sistem Akses Kontrol Pintu Masuk Kantor
Pengertian Buddy Punching
Buddy punching adalah tindakan yang dilakukan seorang karyawan untuk menggantikan peran rekan kerjanya yang absen atau datang terlambat. Hal ini dimaksudkan karyawan tersebut seolah-olah terlihat sedang bekerja padahal sebenarnya tidak. Karena rekan kerjanya itu memiliki tanda pengenal karyawan tersebut, maka para manajer dan supervisor tidak menyadari bahwa ada sesuatu yang tidak biasa terjadi.
Fenomena ini bukan masalah baru, bahkan selama beberapa dekade masih banyak karyawan yang meminta rekan-rekannya untuk melakukan buddy punch sehingga mereka dapat pulang lebih awal atau datang terlambat.
Seiring berkembangnya teknologi, strategi karyawan untuk melakukan tindakan ini pun turut berkembang. Sebab, banyak perusahaan yang mulai beralih dari kartu kertas dan menggunakan kartu identitas plastik.
Sayangnya, karyawan justru dapat dengan mudah menyerahkan kredensial ini untuk dipindai oleh orang lain. Sebagai respon untuk menghentikannya, perusahaan beralih menggunakan kode QR, tautan email, dan kata sandi untuk absensi.
Akan tetapi, kesederhanaan penerusan email, berbagi informasi, dan tangkapan layar membuat teknologi ini sama rentannya terhadap buddy punching seperti metode tradisional.
Alasan Karyawan Melakukan Buddy Punching
Beberapa karyawan melakukan buddy punch dilatarbelakangi dengan alasan yang relatif tidak berbahaya. Mereka mungkin kesiangan, masalah keluarga pengasuhan anak, pergi berobat, atau ada janji temu lebih awal.
Dalam kasus lain, ini adalah masalah sederhana di mana karyawan memanfaatkan atasan yang tidak memperhatikan atau sengaja mengabaikan aktivitas ini. Sementara di banyak kasus, buddy punching terjadi di awal shift, seringkali karena mereka datang terlambat.
Namun, beberapa orang ada yang sudah merencanakannya lebih dahulu. Seorang karyawan yang ingin datang terlambat tetapi tidak ingin kehilangan gaji dapat meminta rekan kerja untuk mencatat waktu masuk dan menggantikannya sampai ia datang.
Tindakan ini memberi karyawan cara licik untuk mendapatkan makan siang lebih lama atau pulang kerja lebih awal.
Baca juga: Apa Saja Fitur Utama yang Mendukung Sistem Keamanan Smart Building?
Konsekuensi Melakukan Buddy Punching
Tindakan buddy punching jangan sampai diabaikan. Anda harus memahami sepenuhnya dampak potensial yang ditimbulkan seperti berikut ini.
1. Produktivitas dan Keterlibatan yang Rendah
Perusahaan seringkali menilai tingkat produktivitas karyawan dengan membandingkan berapa banyak waktu yang dihabiskan di kantor dengan berapa banyak tugas yang diselesaikan. Tindakan buddy punch ini mencemari data tersebut, sehingga menyulitkan bisnis untuk melacak efisiensi dan produktivitas karyawan dengan benar.
Ketika karyawan terlibat dalam buddy punching, kemungkinan besar mereka tidak terlibat dengan perusahaan dan tujuannya. Namun, yang paling mengkhawatirkan adalah tindakan curang ini akan menciptakan lingkaran setan. Ketidakjujuran di lingkungan kantor akan membuat hubungan antar karyawan dan tempat kerja menurun.
2. Kerugian Finansial
Buddy punching dapat merugikan dari sisi finansial bisnis Anda, membatasi pertumbuhan dan mengancam kelangsungan hidup jangka panjang. Berikut ini beberapa dampaknya::
- Penipuan perusahaan: buddy punch termasuk dalam tindakan penipuan karena karyawan menerima uang untuk pekerjaan yang tidak mereka lakukan.
- Kehilangan penjualan dan pendapatan: Jika karyawan tidak hadir dan tidak mengerjakan tugas, mereka tidak akan terhubung dengan pelanggan, membangun hubungan dengan calon pelanggan, dan menindaklanjuti prospek. Hal ini pada akhirnya membuat penjualan dan pendapatan Anda menurun secara keseluruhan.
- Kepuasan pelanggan: Pelanggan yang memiliki pertanyaan atau membutuhkan dukungan tidak bisa mendapatkan bantuan maksimal jika karyawan tidak bekerja sebagaimana mestinya. Kurangnya layanan cepat dan berkualitas dapat menurunkan tingkat kepuasan dan mempengaruhi loyalitas pelanggan.
Dengan begitu kerugian yang ditimbulkan, berinvestasi dalam solusi sistem keamanan untuk buddy punching merupakan harga kecil yang harus dibayar untuk menghindari dampak finansialnya.
3. Budaya Tempat Kerja Jadi Tidak Sehat
Perusahaan yang mengizinkan atau mengabaikan tindakan buddy punching menunjukkan kepada karyawan bahwa ketidakjujuran dapat diterima. Hal ini dapat menyebabkan perilaku negatif yang lebih serius di kemudian hari, termasuk mencuri dana dan berbohong kepada manajer tentang tugas pekerjaan.
Budaya buddy punch tentu saja dapat menimbulkan rasa kesal bagi sebagian karyawan. Bagaimana tidak? Pekerja yang datang tepat waktu dan melakukan pekerjaan sebagaimana ditugaskan pada akhirnya akan merasa kesal dan marah.
Ketegangan di tempat kerja akan meningkat, sehingga semakin sulit bagi tim untuk berkolaborasi dan bekerja menuju misi dan tujuan perusahaan.
Pencegahan Budaya Buddy Punching
Budaya buddy punching harus diatasi, dan Anda jangan putus asa meskipun karyawan selalu berusaha menemukan celah untuk banyak teknologi absensi. Berikut ini beberapa tips yang akan membantu Anda mengatasi tindakan buddy punch di lingkungan kerja Anda.
1. Buat Kebijakan
Langkah pertama adalah menerapkan kebijakan yang jelas dan spesifik. Jelaskan kepada karyawan bahwa meminta orang lain untuk mencatat kehadiran mereka atau karyawan lain adalah tindakan yang tidak etis dan melanggar kebijakan perusahaan. Tegakkan aturan tersebut dengan memberikan konsekuensi, sehingga karyawan memahami beratnya melakukan tindakan tersebut.
Masukkan kebijakan buddy punching ke dalam materi orientasi dan pelatihan Anda untuk memastikan seluruh karyawan memahaminya.
2. Terapkan Kontrol Akses Seluler
Anda dapat menghentikan sepenuhnya budaya buddy punch dengan metode absensi baru yang lebih aman, seperti sistem kontrol akses. Camarjaya merekomendasikan Uface yang menawarkan memungkinkan menggunakan kredensial digital alih-alih kredensial fisik.
Misalnya, Anda dapat mengatur sistem Uface sehingga karyawan harus membawa perangkat seluler untuk membuka kunci dan memverifikasi bahwa mereka ada di lokasi.
Pendekatan ini memang cukup menyulitkan. Namun, perangkat ini memiliki metode keamanan tambahan, seperti biometrik dan kata sandi, yang pastinya tidak ingin dibagikan ke orang lain.
3. Integrasikan Access Control dan Video Keamanan
Cara lain untuk memastikan karyawan Anda tidak melakukan buddy punching adalah dengan menghubungkan kontrol akses dan pengawasan video. Ini memungkinkan Anda melihat siapa saja yang memasuki kantor secara real-time dan menyimpan catatan entri para karyawan.
Cara ini memberi bukti dan sarana untuk menyelidiki, jika diduga ada karyawan yang melakukan buddy punch. Sistem kontrol akses dan pengawasan video yang canggih menawarkan manajemen serta pemantauan jarak jauh. Ini berarti Anda dapat memeriksa apakah karyawan memindai kredensial mereka sendiri.
Selain itu, kombinasi kedua sistem ini akan memberitahu Anda peringatan real-time jika ada aktivitas yang mencurigakan. Ini menunjukkan bahwa karyawan tidak menggunakan kredensial mereka sebagaimana mestinya.
Camarjaya memiliki perangkat berbasis AI Xenus Intelligent Edge Analysis yang dapat membantu manajemen akses dengan lebih mudah dan efisien. Jadi, Anda tidak perlu repot lagi mengintegrasikan kontrol akses dengan kamera keamanan.
4. Pertimbangkan Pendapat Karyawan
Bagi banyak perusahaan, buddy punching merupakan gejala dari masalah yang lebih besar. Untuk mengetahui akar masalahnya, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan berikut ini:
- Apakah karyawan memiliki waktu cuti yang cukup untuk janji medis dan kegiatan penting lainnya?
- Apakah karyawan kesulitan menyeimbangkan kehidupan dan pekerjaan mereka?
- Apakah beban kerja yang berlebihan dan kelelahan yang berdampak negatif pada keterlibatan karyawan?
- Apakah karyawan merasa nyaman mendekati pimpinan mengenai keprihatinan, tantangan, dan kebutuhan mereka?
Cara terbaik untuk mendapatkan jawaban adalah dengan meminta pendapat dan masukan dari tim Anda. Jika Anda khawatir mereka tidak merasa nyaman berbicara jujur tentang berbagai masalah di lingkungan kerja, pertimbangkan untuk mendistribusikan survei anonim dan mencari pola dalam tanggapan mereka.
Baca juga: Manfaat Building Management System Meningkatkan Efisiensi dan Keamanan
Hentikan Buddy Punching dengan Teknologi Camarjaya
Apabila perusahaan Anda berjuang untuk mengatasi perilaku buddy punching, Anda tidak sendirian. Sebagian besar bisnis pasti menghadapi masalah ini, yang sampai taraf tertentu dapat menurunkan produktivitas, keterlibatan karyawan, dan uang dalam prosesnya.
Camarjaya siap menawarkan solusi yang siap pakai untuk masalah buddy punching dan masalah keamanan bisnis umum lainnya. Sistem kontrol akses berbasis cloud dan kamera pengawas kami memudahkan dalam mengelola absensi.
Hubungi kami sekarang juga untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi terbaik yang menyesuaikan perusahaan Anda dan meminta demo gratis untuk melihat perangkat AI kami.
Sumber:
https://hubstaff.com/time-tracking/buddy-punching
https://www.talenta.co/blog/buddy-punching/
https://www.getkisi.com/blog/buddy-punching#how-to-prevent-buddy-punching