Coworking space semakin populer di kalangan profesional modern. Menurut studi tahun 2020, diperkirakan lebih dari 5 juta orang akan menggunakan coworking space pada tahun 2024 — dan tren ini terus berkembang.
Bagi pemilik maupun operator ruang kerja bersama, sistem akses pintu (door entry system) memainkan peran penting untuk memastikan keamanan, efisiensi operasional, dan kenyamanan pengguna. Sistem ini tidak hanya mendukung fleksibilitas operasional, tetapi juga dapat membantu meningkatkan pendapatan dan pengalaman anggota.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari berbagai jenis door entry system untuk coworking space, manfaatnya, dan panduan memilih sistem terbaik untuk kebutuhan Anda.
Baca juga: 3 Keunggulan Face Recognition AI Uface 5 Pro Series
Keuntungan Pakai Door Entry System Untuk Coworking Space
Tujuan dari sistem pintu masuk yang baik adalah membuat hidup lebih mudah bagi semua pihak. Namun, hal itu bergantung pada jenis sistem yang Anda pilih, dan Anda juga dapat memperoleh beberapa manfaat lainnya seperti berikut ini.
1. Monetisasi Tanpa Batas Waktu
Daripada membatasi jam operasional, Anda dapat mengizinkan anggota masuk kapan saja, baik siang maupun malam, meskipun jumlah karyawannya sama. Anda juga dapat menghubungkannya dengan software manajemen coworking space untuk menawarkan akses tak terbatas ini sebagai fitur premium atau tambahan berdasarkan paket keanggotaan. Pilihan lainnya adalah memperluas sistem pintu masuk Anda dan meningkatkan pendapatan Anda dengan menawarkan akses ke ruang rapat, kantor pribadi, dan ruang acara. Hal ini memungkinkan Anda untuk sepenuhnya memanfaatkan ruang yang tersedia, menyesuaikan izin sehingga anggota dan tamu dapat membayar ruang yang mereka butuhkan.
2. Memantau Dari Jarak Jauh
Mempekerjakan tim keamanan dan asisten untuk coworking space dapat dengan cepat menjadi mahal, terutama jika ruang Anda buka sepanjang waktu. Dengan sistem pintu masuk modern, pengawasan konstan tidak diperlukan karena Anda sepenuhnya dapat mengotomatiskan, mengendalikan, serta memantau pintu masuk dan keluar dari jarak jauh. Ketika personel keamanan atau administrasi berada di lokasi, mereka dapat memfokuskan perhatiannya untuk meningkatkan pengalaman anggota dan membangun komunitas kerja bersama yang luar biasa daripada khawatir tentang membuka kunci pintu berulang kali atau mengubah izin akses.
3. Analisis dan Pelaporan Jumlah Pengunjung
Tidak seperti sistem pintu masuk tradisional, solusi modern dapat melacak jumlah pengunjung yang masuk dan keluar pada waktu tertentu. Pelacakan dan pelaporan realt-time ini membantu pengambilan keputusan yang lebih baik untuk ruang Anda. Misalnya, berdasarkan apa yang Anda pelajari tentang pola anggota dan pemanfaatan ruang. Dengan begitu, Anda dapat mempertimbangkan untuk memperpanjang atau mengubah jam ketersediaan, mengembangkan tingkat akses premium baru berdasarkan penggunaan ruang.
Jenis Sistem Pintu Masuk Untuk Coworking Space
Pemilik dan pengelola coworking space punya beberapa opsi yang perlu dipertimbangkan saat memilih door entry system. Meskipun semuanya memiliki tujuan dasar yang sama, yaitu memungkinkan anggota untuk membuka kunci, tetapi sistem tersebut menawarkan tingkat keamanan, kenyamanan, dan kontrol yang sangat berbeda, serta kemungkinan monetisasi.
1. Akses Seluler
Jika Anda menggunakan solusi kontrol akses pintu dengan aplikasi seluler, Anda dapat mengeluarkan izin sementara kepada tamu, membuat perubahan pada tingkat keanggotaan, dan memberikan akses kepada pengunjung dengan cepat dan dari jarak jauh. Akses masuk yang mudah dan cepat untuk semua kelompok anggota. Mereka dapat menggunakan perangkat seluler untuk membuka kunci pintu hanya dengan membuka aplikasi sebelum mendekati pintu.
Beberapa software coworking terintegrasi dengan solusi akses seluler, seperti Uface, sehingga Anda dapat mengizinkan anggota untuk menggunakan aplikasi coworking Anda untuk masuk melalui pintu.
2. QR Code
Coworking space semakin banyak yang menggunakan QR code untuk sistem pintu masuk. QR code menyediakan metode masuk contactless yang mudah digunakan dan efisien, serta fitur keamanannya lebih baik. Anggota cukup memindai kode menggunakan smartphone mereka, sehingga tidak perlu menggunakan kunci atau kartu fisik. Batang entry QR code menyederhanakan manajemen akses, sehingga operator dapat dengan cepat memberikan atau mencabut izin akses.
Setiap kode QR dibuat secara unik untuk masing-masing anggota, dengan waktu kadaluwarsa dan log penggunaan yang dapat disesuaikan. Kontrol terperinci ini bantu mencegah akses yang tidak sah dan memungkinkan pengelola untuk memantau dan melaporkan siapa saja yang masuk/keluar dari tempat tersebut.
3. Gantungan Kunci dan Kartu Anggota
Coworking space seringkali memilih kartu kunci dan fob untuk sistem pintu masuk karena mudah digunakan dan familiar. Token fisik ini mudah dibawa dan menyediakan akses cepat dan intuitif, sehingga meminimalkan penundaan masuk selama jam sibuk. Beberapa kartu keanggotaan menyertakan kode batang yang dipindai sebelum memasuki tempat tersebut. Sementara yang lain menggunakan teknologi RFID atau NFC, yang lebih serbaguna dan efektif karena memungkinkan kontrol lebih baik dan menyimpan informasi berguna. Meskipun terjangkau, kartu kunci dan gantungan kunci ternyata bermasalah karena anggota bisa menukarnya, kehilangan, atau lupa.
4. Sistem Entri Keypad
Anda juga bisa menggunakan keypad reader untuk masuk ke coworking space. Pengguna cukup mengetikkan kode untuk membuka pintu. Namun, sayangnya tingkat keamanan yang ditawarkan rendah. Siapa saja bisa mendapatkan akses ke kode tersebut tanpa izin, sehingga membahayakan ruang kerja dan anggota Anda. Selain itu, jika anggota lupa kode tersebut dan kebetulan tidak karyawan yang berjaga, mereka mungkin akan terkunci di luar.
5. Kunci Mekanis
Menggunakan kunci dan gembok fisik bisa jadi layak jika Anda menjalankan coworking space kecil dengan sedikit anggota. Namun, Anda harus mengeluarkan dan mengambil kunci serta tidak akan memiliki akses ke otomatisasi atau data anggota. Masalah ini jadi lebih signifikan seiring bertambahnya ruang dan daftar keanggotaan Anda dan harus mengelola kunci yang jumlahnya terus bertambah.
Meskipun harganya jauh lebih murah, kunci mekanis juga jauh lebih tidak aman. Anggota dapat menduplikasi atau kehilangan kunci mereka, sehingga Anda harus sering mengganti kunci untuk memastikan tidak ada yang memiliki akses tanpa izin.
Beberapa software access control seperti Uface 5 Pro Dari Camarjaya telah terintegrasi akses mobile dan QR code ke dalam sistem manajemen, sehingga memudahkan pemilik coworking space dan juga pengunjung untuk mengakses ruangan.
Baca juga: Bagaimana SOP Keselamatan dan Keamanan di Olimpiade?
Apa yang Harus Diperhatikan Dalam Memilih Door Entry System
Ukuran, lokasi, dan struktur coworking space pada akhirnya akan menentukan jenis sistem pintu masuk yang Anda butuhkan. Berikut ini beberapa fitur terpenting yang perlu dipertimbangkan sebelum menentukan pilihan.
1. Otomatisasi
Sistem pintu masuk modern mengatasi masalah yang dimiliki sistem tradisional dengan mengotomatiskan tugas-tugas penting yang terlibat dalam pemberian dan pencabutan akses. Setelah mendaftarkan anggota, Anda dapat langsung memberi mereka akses ke ruang-ruang tertentu berdasarkan tingkat keanggotaan atau tingkat izin mereka. Demikian pula, jika pengguna gagal membayar tepat waktu, hak akses mereka dapat dicabut secara otomatis.
2. Integrasi
Menghubungkan sistem pintu masuk ke perangkat lunak dan aplikasi lain akan menciptakan proses yang lebih terpadu dan efisien yang meningkatkan pengalaman pengguna. Saat Anda mengevaluasi berbagai solusi, cari solusi yang akan terhubung dengan coworking software Anda. Uface juga dapat terintegrasi dengan beberapa perangkat lunak, sistem, dan perangkat lain, termasuk kamera keamanan, analisis data, serta sistem pengunjung.
3. Kemudahan Pemakaian
Untuk menarik dan mempertahankan anggota, Anda perlu menawarkan sistem yang mudah digunakan dan bebas repot. Sistem dengan akses seluler menawarkan fungsionalitas dan kesederhanaan yang sama. Selain itu, jenis sistem ini juga mudah digunakan bagi pemilik dan operator, yang tidak perlu khawatir tentang pencatatan entri.
4. Fleksibilitas
Solusi office door entry system Anda harus selaras dengan fitur unik coworking space dan kebutuhan anggota Anda. Ini berarti fleksibilitas dan keserbagunaan harus menjadi prioritas utama saat Anda membandingkan berbagai opsi untuk access control. Beberapa sistem membatasi Anda pada satu metode akses, seperti kunci fisik atau kartu anggota. Di sisi lain, Uface menawarkan berbagai metode akses dalam satu pembaca, termasuk:
- Tap to unlock
- Mobile app
- QR codes
- MotionSense
- RFID badges
- Dll
Coworking space juga dapat memperoleh manfaat dari sistem kontrol akses yang memungkinkan penyesuaian.
5. Manajemen Jarak Jauh
Dengan kemampuan mengelola akses dan operasi jarak jauh, pengelola dapat menangani anggota yang sering datang dan pergi secara efisien tanpa perlu hadir secara fisik. Door entry system berbasis cloud memungkinkan operator memperbarui izin akses, memantau penggunaan, dan bahkan mengurangi masalah keamanan dari mana saja. Tak hanya itu, manajemen jarak jauh mendukung skalabilitas dan adaptasi coworking space.
Manajemen jarak jauh juga memfasilitasi layanan pelanggan lebih baik, karena operator dapat segera mengatasi masalah entri, meningkatkan pengalaman pengguna, dan menumbuhkan lingkungan komunitas yang positif dan responsif. Sistem ini juga memungkinkan Anda memperpanjang jam operasional dan menawarkan layanan 24/7 dengan jumlah karyawan yang sama atau bahkan mengosongkan ruang. serta meningkatkan kemungkinan monetisasi.
6. Instalasi, Operasi, dan Pemeliharaan
Pertimbangkan berapa banyak waktu, tenaga, dan uang yang harus Anda keluarkan untuk pemasangan dan perawatan. Misalnya, sistem berbasis cloud menawarkan pembaruan melalui over the air, yang tidak memerlukan investasi dari pihak Anda dalam hal peningkatan dan perawatan fungsi sistem masuk Anda. Selain itu, beberapa sistem seperti Uface, menawarkan opsi penerapan yang disesuaikan, sehingga Anda dapat bermigrasi ke sistem modern sesuai keinginan.
Jika Anda ingin mengembangkan coworking space, carilah sistem access control yang dapat diperbarui dengan mudah tanpa harus mengganti semua peralatan Anda.
Dengan semakin banyaknya ruang yang tersedia, pemilik dan operator harus menemukan cara untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap keamanan, keselamatan, dan pengalaman pengguna yang luar biasa. Sistem akses dan pintu masuk berkualitas tinggi dapat melakukan hal itu sekaligus membuat operasional Anda lebih efisien dan hemat biaya.
Dari manajemen jarak jauh hingga penjadwalan otomatis dan integrasi, Uface memiliki fitur yang Anda butuhkan untuk mengelola akses ke coworking space. Selain itu, ini adalah sistem yang akan terus berkembang.
Jika Anda butuh solusi door entry system yang modern, fleksibel, dan efisien untuk coworking space Anda, Uface 5 Pro menawarkan semua metode akses. Coba Uface 5, solusi all-in-one dengan metode akses seperti QR code, mobile app, hingga face recognition sekarang juga.
Hubungi tim Camarjaya sekarang untuk untuk konsultasi gratis atau jadwalkan demo hari ini.