Pengawasan keamanan di setiap tempat harus menjadi prioritas utama. Salah satu tindakan yang bisa dilakukan adalah dengan menerapkan teknologi access control seperti visitor management system untuk memantau kunjungan pada suatu area.
Apabila keamanan terjaga dengan baik, maka lingkungan sekitar pun akan menjadi lebih nyaman dan aman untuk beraktivitas sehari-hari. Yuk, baca informasi selengkapnya mengenai visitor management system melalui artikel berikut.
Apa itu Visitor Management System?
VMS (Visitor Management System) adalah perangkat lunak untuk menelusuri maupun mengelola pengunjung yang datang dan pergi. VMS dapat dijadikan sebagai alternatif untuk menggantikan pendataan pengunjung secara manual dengan media yang lebih mudah diakses.
Biasanya, teknologi tersebut digunakan oleh organisasi atau bisnis untuk memastikan bahwa pengunjung memang memiliki akses dan diizinkan masuk ke area tertentu. Dengan demikian, keamanan suatu area dapat terjamin sebab pengunjung perlu melakukan log in terlebih dahulu.
Di Mana Visitor Management System Dibutuhkan?
Secara umum, VMS ini dibutuhkan pemanfaatannya di berbagai area, seperti komplek perumahan, sekolah, universitas, gedung pemerintahan dan lain-lain. Hal ini karena tempat-tempat tersebut secara rutin menerima kunjungan dari banyak orang.
Selain beberapa area tersebut, penggunaan teknologi berbasis perangkat lunak ini juga dapat dimanfaatkan pada beberapa bisnis dari berbagai sektor, antara lain.
- Bank.
- Industri manufaktur.
- Hotel.
- Tempat wisata.
- Mal.
- Kafe.
- Restoran.
- Salon.
- Klinik kecantikan.
- Rumah saakit.
- Gedung perkantoran.
Manfaat Penggunaan Visitor Management System
Penggunaan VMS menghadirkan berbagai manfaat potensial yang bisa dirasakan oleh organisasi maupun bisnis. Adapun beberapa manfaat dari visitor management system adalah sebagai berikut.
1. Mengontrol Keamanan Lingkungan Kerja yang Lebih Efisien
VMS memudahkan organisasi maupun bisnis untuk memantau serta mengontrol keamanan lingkungan kerja di mana dan kapan saja. Sebagai pemilik bisnis, Anda bisa mengakses layanan dashboard untuk melihat data pengunjung.
Dengan demikian, Anda dapat membedakan mana pengunjung yang terverifikasi dan tidak dikenal secara lebih mudah. Nah, hal tersebut berguna dalam menentukan strategi keamanan untuk menjamin tidak adanya gangguan dari pihak-pihak tidak bertanggung jawab.
2. Penyaringan Digital
Selanjutnya, manfaat visitor management system adalah untuk penyaringan digital. Dalam hal ini, VMS dapat membantu staf resepsionis dalam menginput data pengunjung dengan lebih cepat dan mudah.
Salah satu contoh penerapannya adalah pada masa pandemi Covid-19. Penyaringan digital oleh VMS berfungsi untuk memastikan bahwa setiap pengunjung dan karyawan dalam kondisi sehat. Proses VMS sudah mencakup pemeriksaan suhu tubuh dan pengisian data kesehatan.
Baca juga: CCTV People Counting: Pengertian dan Manfaatnya
3. Menganalisis Pengunjung
Penggunaan VMS dapat dimanfaatkan oleh pemilik usaha untuk mengembangkan bisnis mereka. VMS mampu mengumpulkan maupun menyimpan data pengunjung, yang nantinya akan digunakan untuk melakukan pelaporan dan analisis.
Sebagai contoh, Anda dapat mengetahui waktu tertentu di mana bisnis ramai pengunjung. Nah, sebaiknya manfaatkan waktu tersebut untuk melakukan marketing campaign guna akuisisi pelanggan yang lebih efektif serta efisien.
4. Pembatasan Jumlah Pengunjung
Penggunaan VMS di pusat perbelanjaan dan perkantoran bermanfaat untuk mengelola serta melakukan kontrol jumlah pengunjung secara real-time. Jika angka pengunjung sudah melebihi 50%, maka petugas keamanan dapat mengarahkan mereka untuk menunggu terlebih dahulu.
Pengunjung pun bisa melakukan penggantian jadwal di hari berikutnya. Hal ini sangat tepat diimplementasikan selama masa pandemi beberapa tahun lalu di mana pemerintah juga mengimbau untuk melakukan pembatasan kapasitas di angka 50% di area-area ramai pengunjung.
5. Meningkatkan Pengalaman Pengunjung
Berikutnya, manfaat penerapan visitor management system adalah dapat meningkatkan pengalaman pengguna. VMS memang sangat penting untuk memastikan bahwa proses pendataan karyawan dan pengunjung bisa dilakukan secara cepat, efisien, serta efektif.
Nah, teknologi ini mampu membangun kepercayaan antara karyawan maupun pengunjung dan membuat mereka terkesan saat memasuki area yang keamanannya terjaga ketat. Dengan demikian, reputasi bisnis yang bagus dapat tercipta dan pengalaman pengguna pun meningkat.
6. Monitoring dengan Tepat Waktu
Dalam hal ini, teknologi VMS memungkinkan bisnis untuk melakukan pengawasan dan memantau waktu kedatangan maupun kepergian pengunjung secara cermat. Alhasil, identifikasi pengunjung pun bisa dilakukan secara real-time.
Bagaimana Cara Kerja Visitor Management System?
Umumnya, penggunaan VMS selalu didukung dengan kamera CCTV yang mumpuni. Kedua perangkat tersebut berguna untuk melindungi dan meningkatkan sistem keamanan secara keseluruhan.
Tidak hanya mengelola data kunjungan, VMS yang didukung oleh CCTV dapat mencegah dan melacak adanya risiko tindakan kejahatan. Kombinasi keduanya memberikan pendekatan yang lebih holistik terhadap manajemen keamanan.
CCTV yang dipasang di pintu masuk dan keluar bisa memantau arus pengunjung serta melakukan verifikasi identitas bersama VMS. Teknologi tersebut pun dapat diintegrasikan dengan software face recognition.
Visitor management system akan secara otomatis mencocokkan wajah pengunjung maupun karyawan dengan data yang telah terdaftar sebelumnya di VMS. Dengan demikian, sistem bisa mengidentifikasi individu yang berwenang ataupun tidak.
Jadi, apabila ada pengunjung atau karyawan yang mencoba mengakses area terlarang, maka dapat terdeteksi secara real-time oleh CCTV. Kemudian, VMS akan memberikan peringatan kepada petugas keamanan terkait hal tersebut.
Baca juga: Rekomendasi CCTV Tanpa Internet dan Cara Menggunakannya!
Fitur-Fitur dalam Visitor Management System
VMS memiliki sejumlah fitur andal yang bisa membantu dalam memantau kunjungan dengan lebih baik. Adapun fitur-fitur dalam visitor management system adalah sebagai berikut.
- Property Counter: Fitur ini dapat membantu dalam menghitung jumlah orang yang ada di suatu tempat pada waktu tertentu di mana sangat berguna untuk memastikan bahwa jumlah tersebut tidak melebihi kapasitas.
- Visitor Analysis: Fitur ini berguna dalam memberikan informasi yang bisa membantu memahami pengunjung dengan lebih baik, seperti statistik kunjungan untuk menganalisis tren, perilaku pengunjung, dan strategi pengembangan bisnis.
- Visitor Management: Fitur ini berguna untuk mencatat data pengunjung di mana memudahkan Anda mengetahui siapa saja yang datang dan alasan kunjungannya.
- Visitor Report: Fitur ini dapat membantu dalam menyusun laporan mengenai pengunjung, seperti membuat catatan nama dan jumlah pengunjung.
Cara Memilih Visitor Management System yang Terbaik
Kehadiran VMS memiliki peranan yang krusial bagi sistem keamanan. Oleh karena itu, pemilihannya tidak boleh dilakukan secara sembarangan dan perlu adanya beberapa pertimbangan. Adapun cara memilih visitor management system adalah sebagai berikut.
- Sebaiknya, carilah VMS dengan fitur-fitur yang mudah dan bisa diskalakan untuk mendukung kebutuhan bisnis.
- Pertimbangan VMS yang dapat memenuhi persyaratan peraturan.
- Pilih VMS yang bisa diintegrasikan dengan sistem keamanan lainnya untuk menciptakan ekosistem terpadu, terarah, efisien, dan berbasis data.
- Pastikan terlebih dahulu bahwa vendor VMS yang dipilih dapat memberikan akses untuk mencoba gratis, minimal beberapa fitur standarnya.
Demikian penjelasan informasi mengenai visitor management system yang diperlukan untuk menunjang keamanan. Implementasi teknologi tersebut juga bisa membuka banyak kreativitas dan inovasi layanan yang lebih baik di masa mendatang.
Nah, apabila Anda membutuhkan peningkatan dalam sistem keamanan, maka Camarjaya bisa menjadi tempat yang tepat. Pasalnya, Camarjaya telah berpengalaman sejak tahun 2009 sebagai penyedia CCTV dan sistem keamanan lainnya
Selain menawarkan produk berkualitas, Camarjaya juga menyediakan layanan pemasangan dan konsultasi profesional. Tunggu apa lagi? Segera hubungi kami untuk mendapatkan tawaran dan solusi keamanan terbaik hanya sesuai kebutuhan Anda. Karena keamanan Anda adalah prioritas kami!
Baca juga: Face Recognition Access Control: Keunggulan dan Cara Kerja